CCH Scan récupère les fichiers à traiter dans les dossiers d’importation. Vous devez définir au moins un dossier d'importation pour utiliser CCH Scan. De plus, un dossier d'archivage et un dossier d'exportation doivent être associés à chaque dossier d'importation défini.
Veuillez garder à l'esprit les points suivants lorsque vous définissez vos dossiers d'importation :
Chaque dossier d’importation doit avoir un chemin d’accès unique.
Les dossiers d’importation doivent être des dossiers partagés valides (UNC) et doivent être accessibles à la fois pour l’administrateur et les utilisateurs du poste de travail qui devront utiliser les fichiers contenus dans ce dossier d’importation.
Pour ajouter et configurer un dossier d’importation, veuillez procéder de la façon suivante :
Dans CCH Scan Administrator, cliquez sur l’onglet Configuration du dossier.
Cliquez sur Nouveau.
Dans le champ « Nom », saisissez un nom unique pour le dossier d'importation
Sélectionnez un niveau de priorité pour le dossier. CCH Scan traite les lots de documents en se basant d'abord sur le niveau de priorité des dossiers d'importation et en se basant ensuite sur l'ordre des dossiers dans l'onglet Configuration du dossier. Au besoin, vous pouvez déplacer des dossiers vers le haut ou vers le bas dans la liste afin de modifier l'ordre de traitement.
Cliquez sur le bouton Parcourir (), adjacent au champ « Dossier d’importation ».
Naviguez et sélectionnez le dossier où CCH Scan devrait récupérer les fichiers aux fins du traitement.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez un dossier à utiliser pour l’archivage des fichiers traités. Les dossiers d’archivage ne peuvent pas être utilisés comme des dossiers d’importation ou d’archivage. Si nécessaire, vous pouvez utiliser un même dossier d’archivage pour l’ensemble des documents source, sans égard au dossier d’importation d’où ils proviennent.
Cliquez sur le bouton Parcourir (), adjacent au champ « Dossier d’archivage ».
Naviguez et sélectionnez le dossier que CCH Scan devrait utiliser pour archiver les documents source issus de ce dossier d’importation une fois leur traitement achevé.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez un dossier à utiliser comme dossier d’exportation. Les dossiers d’exportation ne peuvent pas être utilisés comme des dossiers d’importation ou d’archivage. Vous pouvez utiliser un même dossier d’exportation pour l’ensemble des documents source, sans égard au dossier d’importation d’où ils proviennent.
Cliquez sur le bouton Parcourir (), adjacent au champ « Dossier d’exportation ».
Naviguez et sélectionnez le dossier à l’intérieur duquel CCH Scan devrait enregistrer les fichiers PDF divisés par signets.
Cliquez sur OK.
Dans la section située sous la grille des dossiers, sélectionnez l’option d'extraction à utiliser pour le dossier d’importation.
Ne pas extraire les données. Aucune donnée ne sera extraite.
Extraire les données et les valider. Sélectionnez cette option si vous voulez extraire et valider les données des documents numérisés qui sont enregistrés dans le dossier d'importation. Vous devez sélectionner cette option si vous ne prévoyez pas utiliser de page couverture d'extraction ou si vous voulez importer les données extraites dans une déclaration de revenus.
Extraire les données sans les valider. Lorsque cette option est sélectionnée, CCH Scan extraira les données, contournera la validation par l’utilisateur, puis générera le fichier PDF final.
Activez cette case à cocher si vous désirez que les fichiers PDF générés par CCH Scan soient automatiquement divisés par signets. Cette option doit être activée si vous prévoyez importer les données des formulaires d’impôt dans Taxprep des particuliers.
Supprimer les bordures
Activez cette case à cocher pour supprimer les bordures des marges de la page.
Rotation automatique
Activez cette case à cocher si vous voulez que le logiciel fasse pivoter automatiquement les documents dans le fichier.
Conserver la couleur
Activez cette case à cocher si vous voulez que CCH Scan conserve les paramètres des couleurs utilisées durant la numérisation. Cette option peut générer une meilleure qualité de sortie si les documents ont été originalement numérisés en couleur ou à l’aide d’une échelle de gris au lieu de noir et blanc. Si vous n’activez pas cette case, le fichier de sortie de CCH Scan sera en noir et blanc.
Supprimer les pages blanches
Sélectionnez le critère à utiliser pour la suppression des pages blanches. Options :
Désactiver (les pages blanches ne seront pas supprimées)
Si moins de 6, 11, 16 ou 21 caractères
Si moins de 1 à 8 lignes
L’option par défaut est « Si < 11 Caractères ».
Catalogue
Sélectionnez un catalogue.
Type
Cette option détermine la structure des signets dans les fichiers PDF générés à partir des documents contenus dans le dossier d’importation. Les choix offerts sont :
Anglais;
Français.
Trier les signets secondaires
Cette option n’est disponible que si vous avez activé l’option pour identifier des fichiers et les mettre en signets. Activez cette option pour mettre les signets secondaires qui apparaissent dans le fichier PDF créé par CCH Scan en ordre alphabétique. Cette option est utile si vous avez plusieurs itérations du même formulaire, par exemple un formulaire T5013. Il peut également être plus facile de s'assurer que l'ordre des formulaires dans le PDF correspond à l'ordre qui apparaît dans la déclaration de revenus.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour obtenir de l’aide supplémentaire, sélectionnez Aide > Rubriques d'aide CCH Scan, ou communiquez avec nous en cliquant sur le lien ci-dessous.
Sélectionnez un dossier à utiliser comme dossier d’importation :
), adjacent au champ « Dossier d’importation ».