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Définir un dossier d’importation

CCH Scan récupère les fichiers à traiter dans les dossiers d’importation. Vous devez définir au moins un dossier d'importation pour utiliser CCH Scan. De plus, un dossier d'archivage et un dossier d'exportation doivent être associés à chaque dossier d'importation défini.

Veuillez garder à l'esprit les points suivants lorsque vous définissez vos dossiers d'importation :

• Chaque dossier d’importation doit avoir un chemin d’accès unique.

• Les dossiers d’importation doivent être des dossiers partagés valides (UNC) et doivent être accessibles à la fois pour l’administrateur et les utilisateurs du poste de travail qui devront utiliser les fichiers contenus dans ce dossier d’importation.

Pour ajouter et configurer un dossier d’importation, veuillez procéder de la façon suivante :

1. Dans CCH Scan Administrator, cliquez sur l’onglet Configuration du dossier.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Dans le champ « Nom », saisissez un nom unique pour le dossier d'importation
4. Sélectionnez un niveau de priorité pour le dossier. CCH Scan traite les lots de documents en se basant d'abord sur le niveau de priorité des dossiers d'importation et en se basant ensuite sur l'ordre des dossiers dans l'onglet Configuration du dossier. Au besoin, vous pouvez déplacer des dossiers vers le haut ou vers le bas dans la liste afin de modifier l'ordre de traitement.
5. Sélectionnez un dossier à utiliser comme dossier d’importation :
1. Cliquez sur le bouton Parcourir (), adjacent au champ « Dossier d’importation ».

2. Naviguez et sélectionnez le dossier où CCH Scan devrait récupérer les fichiers aux fins du traitement.

3. Cliquez sur OK.

   Note: Si vous choisissez un dossier d’importation qui n’est pas un dossier UNC partagé, une icône d’alerte () s’affiche. Si c’est le cas, vous devez revenir en arrière et choisir un dossier valide.

6. Sélectionnez un dossier à utiliser pour l’archivage des fichiers traités. Les dossiers d’archivage ne peuvent pas être utilisés comme des dossiers d’importation ou d’archivage. Si nécessaire, vous pouvez utiliser un même dossier d’archivage pour l’ensemble des documents source, sans égard au dossier d’importation d’où ils proviennent.
1. Cliquez sur le bouton Parcourir (), adjacent au champ « Dossier d’archivage ».

2. Naviguez et sélectionnez le dossier que CCH Scan devrait utiliser pour archiver les documents source issus de ce dossier d’importation une fois leur traitement achevé.

3. Cliquez sur OK.
7. Sélectionnez un dossier à utiliser comme dossier d’exportation. Les dossiers d’exportation ne peuvent pas être utilisés comme des dossiers d’importation ou d’archivage. Vous pouvez utiliser un même dossier d’exportation pour l’ensemble des documents source, sans égard au dossier d’importation d’où ils proviennent.
1. Cliquez sur le bouton Parcourir (), adjacent au champ « Dossier d’exportation ».
2. Naviguez et sélectionnez le dossier à l’intérieur duquel CCH Scan devrait enregistrer les fichiers PDF divisés par signets.
3. Cliquez sur OK.
8. Dans la section située sous la grille des dossiers, sélectionnez l’option d'extraction à utiliser pour le dossier d’importation.
• Ne pas extraire les données. Aucune donnée ne sera extraite.
• Extraire les données et les valider. Sélectionnez cette option si vous voulez extraire et valider les données des documents numérisés qui sont enregistrés dans le dossier d'importation. Vous devez sélectionner cette option si vous ne prévoyez pas utiliser de page couverture d'extraction ou si vous voulez importer les données extraites dans une déclaration de revenus.
• Extraire les données sans les valider. Lorsque cette option est sélectionnée, CCH Scan extraira les données, contournera la validation par l’utilisateur, puis générera le fichier PDF final.

Remarque : Si vous utilisez une page couverture d’extraction, celle-ci aura préséance sur les options sélectionnées à l’égard du dossier d’importation.

9. Dans la portion inférieure droite de la fenêtre, sélectionnez les options relatives au dossier.

   Option	Description
   Créer des signets	Activez cette case à cocher si vous désirez que les fichiers PDF générés par CCH Scan soient automatiquement divisés par signets. Cette option doit être activée si vous prévoyez importer les données des formulaires d’impôt dans Taxprep des particuliers.
   Supprimer les bordures	Activez cette case à cocher pour supprimer les bordures des marges de la page.
   Rotation automatique	Activez cette case à cocher si vous voulez que le logiciel fasse pivoter automatiquement les documents dans le fichier.
   Permettre l’envoi par courriel de fichiers à Wolters Kluwer	Activez cette case à cocher pour avoir la possibilité d’envoyer à l’équipe responsable du catalogue de CCH Scan des fichiers dont le traitement pose problème, en vue de leur inclusion possible dans le catalogue de CCH Scan. Lorsque cette case est activée, les fichiers dont les données viennent d’être extraites peuvent être transmis par courriel à partir de la fenêtre Scan Validation. Remarque : Votre fichier importé peut aussi être envoyé par courriel directement à l’équipe responsable du catalogue de CCH Scan à l’adresse csupport@wolterskluwer.com.
   Supprimer les pages blanches	Sélectionnez le critère à utiliser pour la suppression des pages blanches. Options : Désactiver (les pages blanches ne seront pas supprimées) Si moins de 6, 11, 16 ou 21 caractères Si moins de 1 à 8 lignes L’option par défaut est « Si < 11 Caractères ».
   Catalogue	Sélectionnez un catalogue.
   Type	Cette option détermine la structure des signets dans les fichiers PDF générés à partir des documents contenus dans le dossier d’importation. Les choix offerts sont : Anglais; Français.

10. Cliquez sur Enregistrer.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire, sélectionnez Aide > Rubriques d'aide CCH Scan, ou communiquez avec nous en cliquant sur le lien ci-dessous.