Ouvrir la rubrique avec les liens de navigation

Utiliser des pages couverture

Lorsque vous utilisez une page couverture, placez celle-ci sur le dessus des documents à numériser. Le code à barres de la page couverture indique à CCH Scan qu’il doit commencer le traitement d’un nouveau lot de documents. Si vous voulez que le fichier exporté ait un nom différent de celui du fichier importé, vous pouvez l’inscrire sur la page couverture.

Un type de page couverture spécial, nommé « page couverture d’extraction », indique à CCH Scan que les données contenues dans les documents numérisés doivent être extraites. Vous pouvez utiliser ce type de page couverture lorsque le dossier d’importation associé au lot de documents n’est pas configuré de manière à permettre l’extraction.

Voici quelques directives générales concernant l’utilisation de pages couverture :

• Si vous numérisez des documents de différents clients lors d’une même séance de numérisation, vous devriez insérer des pages couverture au début de chaque lot de documents d’un client pour vous assurer que l’information relative à chaque client soit conservée dans un fichier PDF distinct.
• Si vous numérisez les documents d’un seul client à la fois, l’utilisation d’une page couverture est facultative. Si vous procédez ainsi, le nom du document original numérisé deviendra le nom des fichiers PDF exportés et des dossiers d’archivage.
• Si votre cabinet utilise aussi CCH Document, employez la fiche d’acheminement de CCH Document plutôt que la page couverture de CCH Scan. Le fichier PDF divisé par signets sera alors automatiquement acheminé au bon client dans CCH Document, selon les données saisies à l’égard de la fiche d’acheminement dans CCH Document. Pour faciliter la référence, l'identifiant du client et un nom de client tronqué s'affichent dans la file d'attente lorsque vous utilisez une fiche d'acheminement.

  Remarque : Si vous utilisez une fiche d’acheminement de CCH Document, n’utilisez pas de page couverture de CCH Scan, car cela pourrait entraîner des erreurs dans CCH Scan.

• Si vous prévoyez importer les données extraites dans une déclaration de Taxprep des particuliers, vous devez soit utiliser une page couverture d’extraction, soit définir pour l’extraction de données le dossier d’importation dans lequel sera enregistré le lot de documents numérisés.

Pour que le fichier PDF soit détecté à l’ouverture de la déclaration correspondante dans Taxprep des particuliers, le numéro d’assurance sociale doit être compris dans le nom de la page couverture. Vous pouvez également imprimer des pages couverture et des feuilles cibles directement à partir de Taxprep des particuliers. Si vous procédez de cette façon, le numéro d’assurance sociale et le nom du client seront automatiquement ajoutés sur la page couverture afin d’accélérer l’intégration à Taxprep des particuliers. Les pages couverture renferment deux codes à barres. Le premier signale à CCH Scan qu’il faut récupérer le lot de documents. Le second incorpore le nom du document. CCH Scan attribue ce nom de document aux fichiers PDF exportés et aux dossiers d’archivage.

Pour obtenir de l’aide supplémentaire, sélectionnez Aide > Rubriques d'aide CCH Scan, ou communiquez avec nous en cliquant sur le lien ci-dessous.